kop6_evenpersoonlijkJe mond houden uit angst iemand te kwetsen, iemand tegen te spreken of feedback te geven. Ik denk dat veel mensen hier onder lijden. Jammer, want dit leidt binnen veel organisaties tot een heuse angstcultuur.

Ik herken deze angst ook bij mezelf. Dit komt voor een groot deel vanuit mijn opvoeding: niet teveel confrontaties aangaan en benoemen en uitspreken wat je echt voelt en denkt. Om zo de harmonie te bewaren en het gezellig te houden (overigens passend bij het destijds heersende tijdsbeeld).

Dit is het roze olifant probleem. Ik voel spanning, emoties en gevoelens, maar begin er niet over. En anderen ook niet. Ik ervaar dat als frustrerend.

Het heeft lang geduurd voordat ik in de gaten kreeg dat ik hier erg veel last van had/heb. Vooral sinds ik weet dat ik hoog sensitief ben. Ik voel soms meer dan ik zelf wil. Ik heb moeten leren daar mee om te gaan.

In mijn geval heeft dat er toe geleid dat ik erg open ben geworden, met name in eigen gezinsverband. Ik benoem veel van wat ik zelf voel en ook denk te voelen bij anderen. Heerlijk vind ik het om te merken dat het uitspreken van zaken niet meer eng is en om mijn gezinsleden te motiveren dit ook te doen.

De keerzijde van mijn gedrag is dat ik wel eens te open ben. Ik wil dan alles bespreekbaar maken. Dan sla ik door in het benoemen van zaken. Soms moet je natuurlijk ook wijselijk je mond houden en dingen gewoon laten gebeuren en laten zijn. Och ja, zo heeft elke kwaliteit zijn valkuilkant. Het gaat erom, denk ik, dat je steeds meer doorkrijgt hoe je zelf in elkaar zit en daar van leert. En dat je ook durft toe te geven als je iets niet handig doet. Dat je dan ook sorry kan zeggen. Helemaal in balans zijn is een utopie. Perfectie zit in het accepteren van het imperfecte. Maar ook dat is soms een hels karwei, weet ik inmiddels zelf heel goed.

Dit keer een iets ander artikel dan normaal. Deze is specifiek gericht op overheidsorganisaties. Waarom? Omdat ik iemand heb ontmoet die daar veel ervaring heeft, en ik zelf inmiddels ook. Samen schreven we een artikel over onze bevindingen (angstcultuur) binnen de overheid. We zijn erg benieuwd of je zaken herkent en we komen graag een keer langs voor een gratis kennismakingsgesprek of presentatie. Mail ons hier

Veel leesplezier.

Hartelijke groeten,

Marjan Haselhoff

Oefening: Daadkrachtige ambtenaren tonen lef!

Merk je als bestuurder/manager binnen een overheidsorganisatie dat je medewerkers te weinig lef en daadkracht tonen (verlamd zijn), onvoldoende oplossingsgericht zijn en dat ze het moeilijk vinden elkaar aan te spreken op niet gewenst gedrag? En dat daardoor de effectiviteit en productiviteit van de organisatie achter blijft? Lees verder om te ontdekken welk aandeel jij als manager hierin hebt.

Als bestuurder/manager binnen een overheidsorganisatie heb je veel verschillende aspecten in het oog te houden. Uiteraard de effectiviteit en slagvaardigheid van medewerkers. Daarnaast die van de organisatie. Zowel naar binnen gericht als naar de burgers.

Die laatste hebben helaas niet altijd een even positief beeld over ambtenaren; ze zijn niet-productief, soms traag en soms juist een bemoeial en vooral niet luisterend naar de individuele wensen van de burger. Een imago dat al decennia bestaat en een van de redenen is dat de burger soms weinig vertrouwen heeft in de overheid.

Het verbeteren van dit “imago” en daarmee het vergroten van het vertrouwen is hard nodig gezien de ontwikkelingen die de overheid de komende jaren moet doormaken (van een verzorgingsstaat naar een participatiesamenleving waarbij de burger meer zelf het initiatief heeft en neemt).

Hoe zorg je er voor dat er meer vertrouwen bij de burger ontstaat? Door eerst vast te stellen waar de oorzaak ligt van de niet-daadkrachtige (verlamde) ambtenaar. Deze ligt bij de nog steeds heersende angstcultuur binnen overheidsorganisaties (ook wel corporate silence genoemd). Angst die enerzijds opgesloten ligt in de bureaucratische kenmerken van een overheidsorganisatie die geënt is op regels en procedures (ambtenaren zijn bang om niet te voldoen aan de regels).

Anderzijds komt veel angst voort uit eigenschappen (ineffectief gedrag) die de meeste ambtenaren kenmerken, namelijk moeite met nee zeggen, de confrontatie aangaan met medewerkers of hoger geplaatsten en te weinig op durven komen voor de eigen mening, aldus Robert Borkes en Marjan Haselhoff. Beiden veelvuldig werkzaam binnen de overheid. Robert als Lector Goed Openbaar Bestuur & Publieke Waardecreatie bij Academica Business College. Marjan als trainer/coach en expert op het gebied van ontspannen en succesvol leidinggeven.

De hamvraag is hoe je als bestuurder/manager deze angstcultuur en dus ‘corporate silence’ doorbreekt. Stap één is door als manager bij jezelf te beginnen; geef het goede voorbeeld. Stop met wijzen naar je medewerkers als oorzaak van genoemd probleem; iets wat managers helaas veelvuldig doen.

Het management is een afspiegeling van de organisatie (zijn ook vaak niet-daadkrachtige types die moeite hebben met nee zeggen en het aangaan van de confrontatie) en houden vaak zelf de angstcultuur in stand.

Belangrijk is om eerst vast te stellen waar de angstcultuur de vitaliteit van de organisatie beïnvloedt. Robert Borkes heeft een framework ontwikkeld die bestuurders helpt focussen op onderwerpen die het vertrouwen wekken bij het publiek. Deze onderwerpen zijn:

  • Publieke waardecreatie
  • Kwaliteit van openbaar bestuur
  • Over verkiezingsperioden heen kijken
  • Transparant & proactief
  • Continue leren en innoveren
  • Excellente overheidsmedewerkers

Met behulp van een assessment kunnen bestuurders ontdekken hoe vitaal hun organisatie is. Op de karakteristieken waar matig tot slecht wordt gescoord kan vervolgens gekeken worden hoe dit te verbeteren en wat je daar als leider zelf in kan doen.

Volgens Haselhoff heel veel. Haar filosofie is dat wanneer jij als leider je doelen niet haalt of niet tevreden bent met hoe medewerkers opereren (en hoe burgers naar je kijken), dit in eerste instantie alleen maar iets over jezelf zegt. Je bent onbewust in een valkuil gestapt (bijvoorbeeld; perfectionisme, controledrang, pleasegedrag of confrontatie mijdend gedrag) waardoor je niet bereikt wat je wilt. Valkuilgedrag ontstaat altijd vanuit een angst.

Een voorbeeld (van een organisatie met een lage score op kwaliteit openbaar bestuur, continue leren en excellente overheidsmedewerkers)

Kees is manager binnen een overheidsorganisatie en heeft te maken met medewerkers die te veel achterover leunen, te weinig initiatieven nemen, bij verandering altijd in de weerstand schieten en dus niet meedenken en meebewegen met hetgeen het management wil.

Kees heeft alles geprobeerd om zijn medewerkers te activeren. Hij heeft veel oplossingen aangedragen en blijft tijdens vergaderingen met ideeën komen en mensen aansporen tot initiatief. Tot op heden zonder noemenswaardig resultaat.

Wat is hier aan de hand? De medewerkers zitten met oud zeer. Ze hebben in 5 jaar tijd 8 managers gehad en moesten continue veranderen en reorganiseren. Ze zijn het veranderen beu en hebben er geen vertrouwen in dat weer een nieuw plan tot werkelijk betere resultaten leidt.

Kees weet wel dat er oud zeer zit maar heeft geen zin hier op in te gaan. Hij verwacht van zijn mensen een constructieve houding en vindt klagende medewerkers vervelend.

Het probleem is dat Kees met deze denkwijze volledig voorbij gaat aan wat er voor gevoelens en gedachtes leven op de werkvloer. Duidelijk is dat mensen zich niet gehoord voelen en te weinig vertrouwen voelen in hun manager c.q. management.

Pas als dit wordt geadresseerd en er aandacht aan wordt gegeven kunnen mensen hun emoties delen en zal de weerstand om te veranderen verdwijnen.

Menig manager/bestuurder vindt het ongelofelijk lastig (lees; angstig) om het ‘goede’ gesprek te voeren. Omdat managers, zoals eerder aangegeven, zelf ook vaak confrontatie mijdend zijn. Kees is ook zo’n type manager. Hij kwam er achter dat hij het heel eng vindt zaken boven tafel te krijgen. Wat zou er wel niet kunnen gebeuren? Zijn diepste angst was dat hij zou kunnen falen, dat hij het niet goed doet. Dit toont aan dat ook managers zelf de angstcultuur in standhouden.

Wil je angst uit de cultuur halen dan zul je dus eerst jezelf moeten confronteren met je eigen angst. Het gaf Kees inzicht te begrijpen wat zijn invloed was op het functioneren van zijn team. Door zijn angst vervolgens te accepteren (hetgeen voor rust zorgde en daarmee effectief gedrag) zorgde dit er voor dat hij het ‘goede’ gesprek aanging. Dit leidde vervolgens tot veel meer vertrouwen en duidelijkheid bij zijn mensen.

Het terugwinnen van vertrouwen van de burger begint heel vaak  met het geven van vertrouwen aan je eigen mensen. Maar alleen vertrouwen is echter niet voldoende.

Pas de 5 V’s toe; geef Vertrouwen, Vrijheid, Verantwoordelijkheid, vanuit Visie en Verbondenheid. Als de 5 V’s daadwerkelijk worden doorgevoerd gaan mensen harder werken, voelen zich meer betrokken en meer verantwoordelijk (bedenk zelf maar eens wat jouw leidinggevende moet doen om jou te laten floreren).

Menig manager zal nu zeggen: maar dat doe ik toch al? Blijkbaar niet! Als je merkt dat mensen niet werken zoals jij zou willen dan is het, aldus de jarenlange ervaring van Haselhoff, JOU nog niet gelukt te creëren wat je wilt. Dit zegt dus alles over jou. De uitdaging is om je eigen ineffectieve gedrag (valkuilgedrag) met bijbehorende angst helder te krijgen. Pas dan ben je in staat de 5 V’s echt toe te passen.

De conclusie van Borkes en Haselhoff is helder. ‘Corporate silence’ is het gevolg van te weinig daadkrachtige medewerkers. Gevolg is dat burgers het vertrouwen in de organisatie missen. Dit kan alleen doorbroken worden als het bestuur/management eerst zelf 100% verantwoordelijkheid neemt voor het eigen aandeel in het geheel. Het vertrouwen van de burger terugwinnen, begint met het creëren van een vitale organisatie. Dit kan alleen als er echte aandacht wordt gegeven aan het  doorvoeren van de 5 V’s. Alleen dan kan  de nog steeds heersende angstcultuur doorbroken worden. Een angst die  onbewust veel meer schade aanricht dan vaak wordt gedacht.

Ben je benieuwd wat wij, Robert Borkes en Marjan Haselhoff, voor jouw organisatie kunnen betekenen? Nodig ons dan uit voor een gratis kennismakingsgesprek/presentatie. Mail ons via deze link.

Wil je elke maand gratis inspirerende oefeningen ontvangen en tevens mijn gratis eBook Meld je aan via deze link.

111 keer bekeken