Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?
Niet alle zakelijke uitgaven mag je helemaal aftrekken van je omzet. Beperkt aftrekbare kosten zijn kosten waar een limiet aan zit voor aftrek. Voorbeelden zijn uitgaven aan eten, drinken en zakelijke feestjes. Ook kosten voor zaken als congressen, seminars en sommige relatiegeschenken mogen niet voor het hele bedrag van de winst worden afgetrokken. De regels zijn bedacht omdat sommige uitgaven een privé-karakter kunnen hebben, ook al zijn ze zakelijk gemaakt. Zo helpt de Belastingdienst om zakelijk en privé goed gescheiden te houden.
Voorbeelden van uitgaven met een beperking
Een veel voorkomend voorbeeld van beperkt aftrekbare kosten zijn representatiekosten. Dit zijn kosten die je maakt om je bedrijf te presenteren, zoals een zakenlunch, een diner met een klant of het organiseren van een netwerkborrel. Van deze kosten mag je vaak maar een bepaald deel aftrekken. Verder zijn ook kosten voor het bezoeken van beurzen, congressen of studiereizen meestal niet volledig aftrekbaar. Ook relatieschenkingen en kosten voor personeelsfeesten buiten het eigen bedrijfspand kunnen beperkt aftrekbaar zijn. Je moet dus goed opletten bij het bijhouden van je administratie wat voor soort kosten je maakt.
Hoe werkt de beperking bij aftrek?
De Belastingdienst hanteert verschillende regels voor de aftrek van deze kosten. Zo mag je bij eten, drinken, feesten en vermaak meestal maar een deel aftrekken: voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dat 80 procent. Voor ondernemers met een bv of nv ligt het percentage op 73,5 procent. De rest van het bedrag mag je niet minderen op je belastbare winst. Daarnaast geldt er soms een drempelbedrag. Bijvoorbeeld, voor sommige kosten mag je de eerste 5.700 euro in een jaar niet aftrekken. Pas het bedrag erboven mag je wel aftrekken van de winst. Dit zorgt ervoor dat vooral hoge(re) uitgaven voor het grootste deel meetellen bij de berekening van je winst.
Waarom zijn er beperkingen op deze kosten?
De regels voor beperkt aftrekbare kosten zijn er om te voorkomen dat ondernemers hun privé-uitgaven verkapt als zakelijke kosten opvoeren. Omdat kosten voor eten en drinken, uitjes of relatiegeschenken vaak ook een persoonlijk voordeel opleveren, vindt de Belastingdienst dat het niet eerlijk is om die hele uitgave af te trekken van de belasting. De beperking zorgt ervoor dat alleen het zakelijke deel echt meetelt bij de belastingberekening. Zo betaalt iedere ondernemer een eerlijke belasting over de werkelijke winst, zonder dat persoonlijke uitgaven worden verrekend.
Let op bij je administratie
Het is verstandig om altijd goed vast te leggen welke kosten je maakt, waarvoor ze zijn en of het om volledig of beperkt aftrekbare kosten gaat. Dit doe je door bonnetjes en facturen te bewaren en in je boekhouding duidelijk aan te geven welk type uitgave het is. Door slim bij te houden, voorkom je discussie met de Belastingdienst en kun je de juiste bedragen invullen bij je aangifte. Wordt de administratie niet netjes gedaan, dan kun je later geld terug moeten betalen of zelfs een boete krijgen. Vergeet ook niet dat speciale regels kunnen gelden voor bepaalde branches, dus check regelmatig of de nieuwste richtlijnen van toepassing zijn op jouw bedrijf.
Meest gestelde vragen over beperkt aftrekbare kosten
- Wanneer zijn kosten beperkt aftrekbaar?
Kosten zijn beperkt aftrekbaar als de Belastingdienst heeft bepaald dat je daar niet het volledige bedrag van mag aftrekken. Vaak gaat het om uitgaven voor eten, drinken, gezelligheid of relatiegeschenken.
- Hoeveel mag ik aftrekken bij representatiekosten?
Bij representatiekosten mag je meestal 80 procent van het bedrag aftrekken als je inkomstenbelasting betaalt. Heb je een bv of nv, dan mag je 73,5 procent aftrekken.
- Wat doe ik met de niet-aftrekbare kosten in mijn boekhouding?
Niet-aftrekbare kosten neem je wel op in je administratie, maar je rekent ze niet helemaal mee voor de belastingaftrek. Je mag alleen het deel aftrekken dat volgens de regels van de Belastingdienst is toegestaan.
- Geldt het drempelbedrag altijd voor beperkt aftrekbare kosten?
Het drempelbedrag van 5.700 euro geldt alleen voor bepaalde soorten kosten, zoals gemengde kosten. Check voor elke kostenpost of er een drempel is en voor welk bedrag deze geldt.
- Moet ik bonnetjes bewaren van deze kosten?
Het is belangrijk om alle bonnetjes en facturen van beperkt aftrekbare kosten minstens zeven jaar te bewaren. Zo kun je altijd laten zien waar het geld aan is uitgegeven als de Belastingdienst daarom vraagt.
