Een mooie omzet zegt niet alles over de financiële gezondheid van een onderneming. Uiteindelijk moet het geld ook daadwerkelijk op je rekening terechtkomen. Wanneer klanten structureel te laat betalen, kan dat voor problemen zorgen met je eigen rekeningen, investeringen en cashflow.
Goed debiteurenbeheer begint daarom niet pas wanneer een factuur maanden openstaat. Met duidelijke afspraken, een consequente administratie en tijdige communicatie kun je veel betalingsproblemen voorkomen.
Maak vooraf duidelijke afspraken
Een goed betalingsproces begint voordat je aan een opdracht begint. Zorg dat duidelijk is wat je levert, wat het kost en wanneer de klant moet betalen.
Leg belangrijke afspraken schriftelijk vast in een offerte, overeenkomst of opdrachtbevestiging. Vermeld ook de betalingstermijn duidelijk op de factuur.
Hoe minder ruimte er bestaat voor onduidelijkheid, hoe kleiner de kans dat een klant een betaling uitstelt omdat er discussie ontstaat over de gemaakte afspraken.
Verstuur facturen zo snel mogelijk
Een eenvoudige manier om sneller betaald te krijgen, is sneller factureren. Toch wachten ondernemers hier soms onnodig lang mee.
Wanneer een opdracht is afgerond, kun je de factuur het beste zo snel mogelijk versturen. Controleer daarbij of alle gegevens kloppen. Denk aan de bedrijfsnaam, het factuuradres, een eventueel inkoopnummer en een duidelijke omschrijving van het geleverde product of de uitgevoerde werkzaamheden.
Bij grotere klanten kan één ontbrekend kenmerk ervoor zorgen dat een factuur niet door de administratie wordt verwerkt.
Houd openstaande posten actief bij
Een factuur versturen en vervolgens afwachten is meestal niet de beste strategie. Zorg dat je weet welke facturen binnenkort vervallen en welke inmiddels te laat zijn.
Boekhoudsoftware kan hierbij veel werk uit handen nemen. In veel systemen zie je direct welke klanten nog moeten betalen en kunnen automatische herinneringen worden ingesteld.
Plan daarnaast bijvoorbeeld één vast moment per week waarop je de debiteurenlijst bekijkt. Hierdoor voorkom je dat een openstaande factuur pas na twee of drie maanden wordt ontdekt.
Neem snel contact op
Is de betalingstermijn verstreken? Wacht dan niet te lang met contact opnemen.
Een eerste herinnering hoeft helemaal niet streng te zijn. Een korte, vriendelijke e-mail is vaak voldoende. Misschien is de factuur simpelweg vergeten of intern blijven liggen.
Komt daarop geen reactie, dan kun je opnieuw contact opnemen. Telefonisch navragen wat er aan de hand is kan soms sneller resultaat opleveren dan meerdere e-mails achter elkaar.
Door consequent te zijn laat je bovendien zien dat je je administratie serieus neemt.
Wanneer wordt een openstaande factuur een echt probleem?
Een klant die een paar dagen te laat betaalt, hoeft niet direct een groot risico te vormen. Het wordt vooral belangrijk om actie te ondernemen wanneer een klant niet reageert, afspraken herhaaldelijk niet nakomt of de factuur zonder duidelijke reden blijft liggen.
Bewaar in zo’n situatie alle relevante informatie. Denk aan de offerte, overeenkomst, algemene voorwaarden, factuur en eerdere correspondentie. Mocht verdere actie nodig zijn, dan is het prettig wanneer het dossier compleet is.
Als herinneringen en aanmaningen uiteindelijk geen resultaat opleveren, kan een formele incassoprocedure een volgende stap zijn. Welke aanpak passend is, hangt af van de omstandigheden en bijvoorbeeld van de vraag of de klant de vordering betwist.
Kijk ook naar je klantenbeleid
Debiteurenbeheer gaat niet alleen over achteraf geld innen. Je kunt vooraf al nadenken over het risico dat je loopt.
Bij een grote nieuwe opdracht kan het bijvoorbeeld verstandig zijn om een voorschot te vragen. Een andere mogelijkheid is om werkzaamheden in fases te factureren. Je voorkomt daarmee dat je eerst weken of maanden werk verricht en daarna het volledige bedrag nog moet zien te ontvangen.
Bij vaste klanten kun je daarnaast naar het betaalgedrag uit het verleden kijken. Betaalt iemand structureel te laat, dan kun je bij een volgende opdracht andere betalingsafspraken maken.
Bescherm je cashflow
Vooral bij kleine ondernemingen kan één grote onbetaalde factuur direct merkbaar zijn. Terwijl je op het geld van een klant wacht, lopen je eigen kosten namelijk gewoon door. Denk aan salarissen, huur, belastingen, software en leveranciers.
Goed debiteurenbeheer is daarom geen vervelend administratief klusje dat je af en toe tussendoor doet. Het maakt onderdeel uit van gezond financieel ondernemerschap.
Door duidelijke afspraken te maken, snel te factureren en openstaande posten consequent op te volgen, verklein je de kans dat betalingsachterstanden uitgroeien tot serieuze problemen. Daarmee houd je niet alleen je administratie overzichtelijk, maar vooral ook meer grip op de financiële ruimte binnen je bedrijf.
