Wie zakelijk veel onderweg is, stelt zichzelf vroeg of laat dezelfde vraag: zet ik mijn auto op de zaak, of houd ik hem privé en declareer ik mijn kilometers? Het lijkt een eenvoudige keuze, maar er zitten meer haken en ogen aan dan je op het eerste gezicht zou denken. De beslissing heeft direct gevolgen voor je belasting, je administratie en je portemonnee. Het loont dus om hier goed bij stil te staan.
Auto op de zaak: voordelen en aandachtspunten
Een auto op naam van het bedrijf zetten betekent dat je alle kosten, zoals brandstof, verzekering en onderhoud, als bedrijfskosten opvoert. Dat verlaagt je winst en daarmee ook je belastingaanslag. Klinkt aantrekkelijk, maar er is een belangrijk punt: zodra je de auto ook privé gebruikt, betaalt de Belastingdienst mee aan jouw privégebruik. Dat noemen ze bijtelling. Je telt dan een percentage van de cataloguswaarde van de auto op bij je inkomen. Voor de meeste benzine en dieselauto’s is dat 22 procent. Bij een elektrische auto geldt een lager percentage, al is dat de afgelopen jaren wel gestegen. Rij je op jaarbasis meer dan 500 privékilometers, dan ontkom je niet aan die bijtelling. Voor ondernemers met een eenmanszaak of vof geldt dat het kenteken sowieso op naam van de eigenaar blijft staan, ook als de auto zakelijk op de balans staat.
Auto privé houden en kilometers declareren
Een andere mogelijkheid is dat je de auto in privé houdt en je zakelijke kilometers declareert. De Belastingdienst staat toe dat je per zakelijke kilometer een vaste vergoeding van 0,23 euro aftrekt als bedrijfskosten. Dit bedrag is belastingvrij en geldt voor alle soorten vervoer, dus ook voor de fiets of het openbaar vervoer. Het grote voordeel van deze aanpak is de eenvoud. Je houdt een rittenadministratie bij, noteert je zakelijke ritten en declareert aan het einde van het jaar of per kwartaal. Er is geen bijtelling, geen ingewikkelde berekening van privégebruik en ook geen gedoe met het splitsen van kosten. Voor ondernemers die weinig privékilometers rijden maar wel veel zakelijk, kan dit voordeliger uitpakken dan een auto volledig op de zaak zetten.
Wanneer is welke keuze het meest voordelig
De beste keus hangt af van meerdere factoren. Rij je veel zakelijk en weinig privé, dan kan een auto op de zaak interessant zijn omdat je veel kosten kunt aftrekken zonder te veel bijtelling te betalen. Rij je juist veel privé en weinig zakelijk, dan is de bijtelling al snel hoger dan wat je aan aftrek wint. In dat geval is privé houden en kilometers declareren meestal voordeliger. De prijs van de auto speelt ook een rol. Een dure auto heeft een hoge cataloguswaarde, wat betekent dat de bijtelling in euro’s flink oploopt. Een goedkopere of elektrische auto kan dat verschil kleiner maken. Zzpers en kleine ondernemers doen er verstandig aan om beide situaties door te rekenen voor ze een keuze maken. Online rekentools, zoals die van BerekenHet.nl, kunnen daarbij helpen. Een belastingadviseur kan de situatie nog nauwkeuriger bekijken.
Administratie en btw bij zakelijk autogebruik
Naast de inkomstenbelasting speelt ook de btw een rol bij zakelijk autogebruik. Als je een auto op de zaak hebt, mag je de btw op aanschaf en kosten aftrekken. Gebruik je de auto ook privé, dan moet je een deel van die btw weer terugbetalen aan de Belastingdienst. Dat deel is gebaseerd op je privégebruik. Houd je de auto privé, dan is er geen btw aftrek mogelijk op de aanschafkosten. Wat betreft de administratie: een rittenadministratie is bij beide opties aan te raden. Bij een auto op de zaak ben je wettelijk verplicht bij te houden hoeveel privékilometers je rijdt als je de bijtelling wilt vermijden of beperken. Je noteert dan de datum, het beginadres, het eindadres, het aantal kilometers en het doel van elke rit. Digitale apps maken dat tegenwoordig een stuk makkelijker dan vroeger.
Veelgestelde vragen
Wat is bijtelling bij een auto op de zaak?
Bijtelling is een bedrag dat je bij je inkomen optelt als je een zakelijke auto ook privé gebruikt. De Belastingdienst ziet privégebruik van een zakelijke auto als een voordeel. Over dat voordeel betaal je inkomstenbelasting. Het percentage van de bijtelling hangt af van het type auto en de cataloguswaarde.
Hoeveel mag ik belastingvrij declareren per zakelijke kilometer?
Per zakelijke kilometer mag je in 2024 en 2025 een bedrag van 0,23 euro belastingvrij declareren of aftrekken als bedrijfskosten. Dit geldt voor alle soorten vervoer, dus ook voor de fiets of het openbaar vervoer.
Moet ik altijd een rittenadministratie bijhouden?
Een rittenadministratie bijhouden is verplicht als je een zakelijke auto hebt en wilt aantonen dat je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Zonder die administratie gaat de Belastingdienst ervan uit dat je de auto ook privé gebruikt en rekent ze bijtelling.
Kan een zzper een auto op naam van het bedrijf zetten?
Een zzper met een eenmanszaak kan de auto zakelijk op de balans zetten, maar het kenteken blijft altijd op de naam van de eigenaar staan. Alleen bij een bv is het mogelijk om het kenteken op naam van de bv te zetten.
