Een nieuwe pagina toevoegen aan de website zou een eenvoudige klus moeten zijn. Toch zijn er drie medewerkers bij betrokken. Marketing schrijft de tekst, een ontwikkelaar moet de pagina bouwen en sales controleert of het aanvraagformulier de juiste gegevens doorstuurt naar het CRM-systeem. De aanpassing zelf stelt weinig voor, maar het werk eromheen kost iedere keer tijd. Als dit wekelijks gebeurt, begint de website eerder een belemmering dan een hulpmiddel te worden.
Veel bedrijven beginnen met een standaardwebsite. Dat is vaak een prima keuze. Maar naarmate een organisatie groeit, veranderen de eisen. Er komen meer diensten, medewerkers en systemen bij. Wanneer is het verstandig om over te stappen op maatwerk, en wanneer kun je beter verbeteren wat je al hebt?
Niet ieder websiteprobleem vraagt om maatwerk
Stel dat bezoekers regelmatig bellen met vragen die op de website al beantwoord worden. Misschien kunnen ze de informatie niet vinden doordat belangrijke diensten diep in het menu verstopt zitten. Een nieuwe website bouwen zou dan een dure oplossing zijn voor een relatief eenvoudig probleem.
Begin daarom met het onderzoeken van de knelpunten. Welke pagina’s leveren weinig aanvragen op? Welke informatie kunnen klanten moeilijk vinden? En bij welke werkzaamheden zijn medewerkers onnodig afhankelijk van een ontwikkelaar?
Soms is een betere navigatie voldoende. In andere gevallen helpt het om teksten te verduidelijken of formulieren te vereenvoudigen. Maatwerk wordt vooral interessant wanneer de beperkingen structureel zijn en niet met gerichte aanpassingen kunnen worden opgelost.
Groei maakt websitebeheer ingewikkelder
Een bedrijf met één vestiging kan openingstijden, contactgegevens en diensten gemakkelijk handmatig bijhouden. Groeit datzelfde bedrijf naar vijftien locaties, dan verandert de situatie. Iedere vestiging heeft mogelijk eigen medewerkers, openingstijden en diensten. Als al die informatie op afzonderlijke pagina’s moet worden aangepast, neemt de kans op fouten toe.
Een centrale manier van beheren kan dan veel werk schelen. Medewerkers voeren gegevens op één plek in, waarna deze op de juiste pagina’s verschijnen. Hetzelfde geldt voor organisaties die regelmatig vacatures, projecten of opleidingen publiceren.
Een maatwerk website kan uitkomst bieden wanneer de standaardinrichting onvoldoende aansluit op de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan specifieke paginatypen, verschillende toegangsrechten voor medewerkers en koppelingen met bestaande systemen. Daarvoor hoeft niet alles opnieuw te worden ontwikkeld. Juist een combinatie van bestaande software en gerichte aanpassingen kan goed werken.
Wanneer de website niet aansluit op je bedrijfsprocessen
Een belangrijk signaal is dat medewerkers steeds vaker omwegen moeten bedenken. Een aanvraagformulier verstuurt bijvoorbeeld automatisch een e-mail, maar iemand van sales moet de gegevens vervolgens handmatig invoeren in het CRM-systeem. Bij enkele aanvragen per week is dat misschien te overzien. Bij tientallen aanvragen per dag wordt het een ander verhaal.
Een koppeling tussen de website en het CRM kan veel handwerk voorkomen. Nieuwe aanvragen komen dan rechtstreeks in het juiste systeem terecht. Daarbij moet duidelijk zijn welke gegevens worden doorgestuurd en wat er gebeurt als de verbinding tijdelijk niet werkt.
Ook bij voorraadbeheer, afspraken en productinformatie kunnen koppelingen waardevol zijn. Toch is automatisering niet altijd de oplossing. Als afdelingen dezelfde gegevens op verschillende manieren vastleggen, kan een automatische koppeling bestaande fouten juist verspreiden. Breng daarom eerst het proces in kaart voordat je nieuwe techniek laat ontwikkelen.
Een standaardtemplate kan je mogelijkheden beperken
Standaardtemplates zijn ontworpen om voor veel verschillende websites te werken. Dat maakt ze toegankelijk, maar betekent ook dat je rekening moet houden met bestaande structuren en instellingen.
Voor een bedrijf met een beperkt aantal diensten is dat meestal geen bezwaar. Maar wat als klanten producten moeten kunnen samenstellen, diensten willen vergelijken of een persoonlijke offerteberekening nodig hebben? Dan kan een standaardoplossing tekortschieten.
Neem een leverancier van technische installaties. Klanten moeten een installatie kunnen samenstellen op basis van capaciteit, beschikbare ruimte en aanvullende onderdelen. Bepaalde keuzes sluiten elkaar uit. Een standaard contactformulier kan zulke voorwaarden niet zomaar verwerken. Een specifieke keuzehulp kan klanten beter ondersteunen en ervoor zorgen dat sales completere aanvragen ontvangt.
De vraag is dus niet hoeveel functies je kunt toevoegen, maar of die functies betrouwbaar samenwerken en daadwerkelijk iets opleveren.
Vergeet onderhoud en afhankelijkheid niet
Een website op maat biedt meer mogelijkheden, maar vraagt ook om duidelijke afspraken over onderhoud. Zelf ontwikkelde functies moeten blijven werken wanneer het CMS of gekoppelde systemen worden bijgewerkt.
Vraag daarom welke onderdelen gebruikmaken van bestaande software en welke functies specifiek voor jouw organisatie worden ontwikkeld. Wie voert updates uit? Hoe worden wijzigingen getest? En wat gebeurt er wanneer een koppeling niet meer werkt?
Ook de overdraagbaarheid verdient aandacht. Een website die volledig afhankelijk is van één ontwikkelaar kan later problemen veroorzaken. Goede documentatie en duidelijke afspraken over toegang maken het eenvoudiger om in de toekomst met een andere partij samen te werken.
Wanneer is maatwerk de investering waard?
Voordat je offertes aanvraagt, is het verstandig om met verschillende afdelingen te bespreken waar de huidige website tekortschiet. Marketing weet welke aanpassingen veel tijd kosten. Sales kan aangeven welke informatie ontbreekt bij aanvragen en klantenservice weet met welke vragen bezoekers blijven bellen.
Maak vervolgens onderscheid tussen noodzakelijke functies en wensen die vooral prettig lijken. Een automatische koppeling die dagelijks handmatig invoerwerk bespaart, heeft mogelijk meer waarde dan een bijzondere animatie op de homepage.
Probeer de gevolgen van bestaande problemen meetbaar te maken. Hoeveel tijd kost het om een nieuwe dienst toe te voegen? Hoe vaak worden gegevens dubbel ingevoerd? En hoeveel aanvragen moeten medewerkers corrigeren omdat informatie ontbreekt?
Het moment om in maatwerk te investeren, wordt niet bepaald door het aantal medewerkers of de omzet. Een kleine organisatie met ingewikkelde processen kan eerder behoefte hebben aan specifieke functionaliteiten dan een grotere onderneming die vooral informatie publiceert.
Staat de website technisch nog stevig en zijn de problemen met enkele aanpassingen op te lossen? Dan is opnieuw bouwen waarschijnlijk niet nodig. Maar als medewerkers voortdurend om de beperkingen van de website heen moeten werken, is het verstandig om de technische basis opnieuw te beoordelen.
